klantverhaal

Webfleet migreert probleemloos naar SAP S/4HANA dankzij grondige voorbereiding

Webfleet migreerde probleemloos van SAP ECC naar SAP S/4HANA ERP op Microsoft Azure dankzij een grondige voorbereiding en de keuze voor een stapsgewijze transitie.

Klaar voor succes?

Tobias Pauwels

SAP project adviseur

Neem contact op

Klant

Webfleet

Label

Cloud Infrastructure, ERP

Leestijd

4 minuten

Telematicaspecialist Webfleet werd in 2019 onderdeel van Bridgestone Europe. Het bedrijf benutte dat moment om in korte tijd te migreren naar SAP S/4HANA. Michael Oehme, Vice President IT bij Webfleet, riep daarvoor de hulp in van zijn vertrouwde IT-partner Ctac. Hij zet de succesfactoren van de migratie-aanpak op een rijtje.

Webfleet is leverancier van telematicaoplossingen voor wagenparkbeheer, voertuigen en connected car-diensten. Daarnaast levert het bedrijf diensten aan auto-importeurs en de verzekerings-, verhuur- en leasingsector. De telematicaspecialist heeft wereldwijd meer dan 50.000 klanten en bedient chauffeurs in meer dan 100 landen wereldwijd. Tot 2019 was Webfleet een subdivisie van TomTom, daarna nam Bridgestone Europe het bedrijf over.

Eenvoudig, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig

Toen de technische afsplitsing van TomTom een feit was, greep Webfleet het moment aan om meteen te investeren in een toekomstbestendig platform en te migreren naar SAP S/4HANA, vertelt Michael Oehme, Vice President IT bij Webfleet. “Een belangrijke reden voor onze overstap was dat SAP ECC in 2027 end-of-life is en ook dat onze code base flink was verouderd. Maar we wilden ook gebruiksvriendelijkere interfaces, profiteren van de nieuwe mogelijkheden van S/4HANA en onze processen vereenvoudigen. Ctac ondersteunde ons al ten tijde van TomTom en voerde ook de afsplitsing van het ERP-systeem uit. Daarom zijn we met hen de uitdaging aangegaan van onze migratie naar S/4HANA.”

“Voordat we een gemeenschappelijke database hadden, werkte iedereen in zijn eigen tempo aan zijn eigen dingen. Nu kunnen we ons richten op belangrijke prioriteiten als bedrijf – zoals het coördineren van productinformatie en marketingactiviteiten over de grenzen heen”

Namens Michael Oehme, Vice President IT bij Webfleet

Tips van Michael Oehme voor organisaties die ook werk willen maken van hun overstap naar SAP S/4HANA:

Doe een readiness check

“Maak op basis van je check een goed plan met je IT-partner en plan je budget zorgvuldig.”

Wek enthousiasme en steun van de business

“Maak een plan voor het tijdig betrekken van je business bij de migratie, plan hier voldoende tijd voor in!”

Praat met je integratiepartners

“Neem in je plannen ook je integraties met systemen van derden op en betrek hen al vroeg in het traject.”

Creëer ambassadeurs

“Zet train-de-trainer workshops op zodat je kartrekkers kweekt in je organisatie. Zij zijn onmisbaar voor het voorbereiden en uitvoeren van tests.”

De voorbereiding bepaalt het succes

Webfleet en Ctac bereidden de migratie uitvoerig voor. Dat begon in 2020 met een readiness check voor de migratie naar S/4HANA. Dat geeft bedrijven een indicatie van de te treffen noodzakelijke en optionele voorbereidingen op het migratietraject. Oehme: “Door de impact al vroeg in kaart te brengen, konden we het project beter plannen. Wij hebben bijvoorbeeld eerst de complexiteit uit ons bestaande systeem gehaald, alvorens te migreren naar SAP S/4HANA. Dat vereenvoudigde de migratie en leidde tot verbeterde processen.”

Daarnaast besteedde Oehme en zijn collega’s voor en tijdens het traject veel aandacht aan het betrekken en enthousiasmeren van de business. “We hebben heel veel gepraat met collega’s tijdens informatiebijeenkomsten. Daarnaast hebben we steeds gehamerd op de voordelen van onze brownfield aanpak, bijvoorbeeld dat de impact op de business beperkt zou blijven en dat de gebruiksvriendelijkheid zou toenemen.”

“In april 2021 begonnen we project en in november dat jaar ging het systeem live. De business past zich goed aan en processen lopen soepel. Namens Michael Oehme, Vice President IT bij Webfleet

De voordelen van Ctac beheer én de public cloud

Bestaande ECC-processen van Webfleet zijn overgezet naar SAP S/4HANA. Denk aan Finance, Sales, Supply Chain en Procurement. Daarnaast zijn er nieuwe processen ingericht in S/4HANA, zoals Credit Management en MRP Planning. Het Engineering Change Management (ECM) is deels gemigreerd en er zijn nieuwe op Fiori- en Workflow-gebaseerde oplossingen in S/4HANA aan toegevoegd voor het indienen, goedkeuren en verwerken van engineering changes.

SAP S/4HANA draait op Microsoft Azure en wordt beheerd door Ctac. “De keuze voor die opzet was eenvoudig”, vertelt Oehme. “Toen we nog onderdeel waren van TomTom draaiden we ook in Azure. Dat is schaalbaar en maakt het makkelijk om te integreren met systemen van derden. Zelf hebben we echter geen ervaring in het beheren van S/4HANA, Analytics en Netweaver. Als we daar expertise voor in huis zouden moeten halen, zou dat kostbaarder zijn dan het uit te besteden aan Ctac.”

traffic car driving navigation erp sap hana

Vlekkeloze transitie dankzij stapsgewijze aanpak

Oehme is zeer te spreken over het resultaat en de loop van het project. “In april 2021 begonnen we project en in november dat jaar ging het systeem live. De business past zich goed aan en processen lopen soepel. We profiteren volop van de betere data-inzichten en -extracties, en de vereenvoudigingen die we hebben doorgevoerd in onze processen. Ik dank het goede verloop aan onze grondige voorbereiding en de keuze voor een stapsgewijze transitie. We zijn nu bezig om de volgende afdelingen en transacties over te brengen naar Fiori-workflows. Dat hebben we bewust buiten de migratie gehouden om de impact op de business te beperken.”