Ctac optimaliseert productdata bij Kafkas met integratie tussen inriver PIM en SAP S/4HANA

KAFKAS, marktleider in elektrische apparatuur en energieoplossingen in Griekenland en Cyprus, zocht een efficiënte manier om zijn uitgebreide productassortiment te beheren. Met 84 winkels, meer dan 400.000 producten en een groeiend longtail-assortiment had het bedrijf behoefte aan een krachtig Product Information Management (PIM)-systeem. Ctac bood de juiste expertise en realiseerde met een slimme, gestandaardiseerde connector een naadloze integratie tussen inriver PIM en SAP S/4HANA.

Efficiënt productbeheer en naadloze integratie

Hoe zorg je ervoor dat je productinformatie snel en eenvoudig beheert, valideert, verrijkt en direct deelt met je eigen én externe systemen? Met dat vraagstuk kampte KAFKAS. Het Griekse bedrijf beheerde zijn enorme hoeveelheid productdata handmatig in een verouderd ERP-systeem. Dat was niet alleen tijdrovend en inefficiënt, maar ook foutgevoelig.

KAFKAS verving het on-prem ERP-systeem door SAP S/4HANA RISE. IBM verzorgde deze implementatie. De volgende stap was om productdata niet langer in het ERP-systeem te beheren. Vanuit een ‘keep the core clean’-gedachte wilde KAFKAS voorkomen dat het ERP-systeem onnodig werd belast met complexe productinformatie. Daarom koos het bedrijf voor een PIM-systeem dat werkt volgens de ETIM-standaard, een internationale classificatienorm voor technische productspecificatie.

Met ETIM spreken leveranciers, groothandels en klanten dezelfde taal op het gebied van productdata.

Expertise in ETIM, PIM en SAP-integraties

Via Fegime, een internationaal netwerk van elektrotechnische groothandels, kwam KAFKAS in contact met Ctac en hoorden ze over het PIM-systeem van inriver. Met inriver PIM onderhoudt een organisatie productdata centraal en deelt ze deze data eenvoudig met andere systemen. Bovendien implementeerde Ctac haar ETIM-extensie voor inriver PIM, een vereiste voor KAFKAS. Dankzij de diepgaande kennis over inriver PIM, SAP en integraties binnen de hele Ctac Group, kreeg KAFKAS de ondersteuning die nodig was voor een succesvolle implementatie.

Automatisering en flexibiliteit in productbeheer

Inriver PIM bleek precies wat KAFKAS nodig had. Dankzij de solide inrichting van de datastructuur en processen is data beschikbaar voor de juiste persoon, op het juiste moment, en in de juiste context en vorm. Ctac gebruikte de in-huis ontwikkelde gestandaardiseerde inriver PIM – S/4HANA connector, die:

• productdata automatisch synchroniseert tussen inriver PIM en SAP S/4HANA;
• de handmatige werklast van productcreatie (marketing-, logistieke, inkoop- en salesorganisatiedata) drastisch vermindert, waardoor fouten worden beperkt;
• offerteprocessen versnelt, met realtime beschikbaarheid van ruim 900.000 longtail-producten.

“Met de implementatie van inriver PIM hielpen we KAFKAS om productdata slimmer te beheren”, zegt Christ. “De data is betrouwbaarder en de samenwerking met leveranciers binnen het Fegime-netwerk efficiënter.”

De implementatie en integratie verliep soepel, ook door de vloeiende samenwerking met IBM. “Door de brede expertise binnen de hele Ctac Group, van zowel SAP-implementaties als integraties, konden we op elk gebied op hoog niveau meedenken en snel de juiste verbanden leggen.”

Een partner die verder kijkt dan de implementatie

“Ctac keek verder dan alleen de implementatie en dacht strategisch met ons mee over de volledige productdataketen”, zegt Nikolaos Platis, IT Manager bij KAFKAS. “Ze hielpen ons niet alleen met de integratie van datastromen,. Daarnaast fungeerde Ctac als intermediair tussen ons en de platformleveranciers, waardoor we sneller en efficiënter beslissingen konden nemen. Dankzij Ctac hadden we één helder aanspreekpunt gedurende het hele proces.

Christ kijkt tevreden terug op het project bij KAFKAS en ziet volop kansen voor organisaties die kampen met vergelijkbare uitdagingen. “De gestandaardiseerde connector tussen inriver PIM en SAP S/4HANA die we voor KAFKAS hebben toegepast vormt een mooie blauwdruk. Dat kunnen we als basis gebruiken voor toekomstige projecten”, zegt hij.