Ctac transformeert zichzelf: hoe een migratie naar SAP S/4HANA helpt om efficiënter te werken én klanten nog beter van dienst te zijn

Als IT-partner helpt Ctac organisaties met hun overstap naar SAP S/4HANA. Maar deze keer stond het bedrijf voor een unieke uitdaging: zichzelf transformeren. Met de migratie naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition verbetert Ctac niet alleen haar interne processen, maar versterken ze ook de dienstverlening richting klanten. CEO Gerben Moerland en projectleider Coen van Walbeek delen hun inzichten over dit bijzondere traject.

Een arts die zichzelf opereert, een bouwvakker die zijn eigen huis bouwt – dat is hoe de migratie van Ctac naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition voelt. En eigenlijk is het een heel logische stap, zegt CEO Gerben Moerland. “We geloven in de meerwaarde van SAP S/4HANA Cloud Public Edition voor organisaties. We prediken de voordelen ervan aan onze klanten. Die voordelen gelden dan natuurlijk ook voor onszelf.”

Waarom kiest Ctac voor SAP S/4HANA?

Voor Gerben waren er twee belangrijke redenen om te kiezen voor deze migratie. “Ten eerste was ons oude IT-landschap versnipperd. Het miste samenhang en stond flexibiliteit en efficiëntie in de weg. Met SAP S/4HANA Cloud Public Edition beschikken we nu over een sterke, innovatieve en toekomstbestendige ERP-omgeving die door alle collega’s binnen Ctac Group wordt gebruikt. Dat biedt transparantie over onze hele organisatie. Bovendien grijpen we deze transitie aan om ook SAP Concur en SAP SuccessFactors te implementeren én vervangen we direct onze servicemanagement-omgeving door een cloudgebaseerde oplossing. Daarmee zetten we een grote stap richting een nog geïntegreerder en efficiënter IT-landschap.”

Die integratie en transparantie zijn voor Gerben cruciaal. “Geen losse systemen of versnipperde data meer, maar directe inzichten uit één omgeving: dat is wat ik wil. Een ‘single source of truth’ die ons helpt om sneller en beter beslissingen te nemen.”

“Daarnaast is het feit dat we SAP S/4HANA Cloud Public Edition zelf implementeren en gebruiken, een belangrijk signaal naar onze klanten én prospects. Practice what you preach. We laten zien dat we echt geloven in de voordelen ervan en leren nog meer over dit next-gen ERP-systeem.”

De klant als focus

Coen van Walbeek van Purple Square, onderdeel van de Ctac Group, werd projectleider bij de implementatie. Voor deze implementatie gebruikte Ctac vooral eigen mensen. Maar ondertussen ging ook de dagelijkse business van Ctac gewoon door. Dat vergde een goede balans tussen interne en externe prioriteiten. “De klant gaat altijd voor”, zegt Coen. “Dat betekent dat we soms creatief met onze planning moesten omgaan om interne deadlines te halen én klanten tevreden te houden. Het was een puzzel, die we uiteindelijk gezamenlijk oplosten.”

En hoewel Ctac dus als collega’s onder elkaar werkte, stelde Gerben zich richting het projectteam bewust nadrukkelijk als ‘gewone’ klant op. Daardoor voelde het project voor Coen en zijn team niet veel anders dan implementaties bij andere organisaties. “Ctac behandelde dit project alsof het een externe klant is,” legt Coen uit. “Het businessteam van Ctac stelde duidelijke eisen aan mij als projectmanager en mijn collega’s van het implementatieteam moesten leveren volgens deze eisen. In het begin voelde dat soms even gek, maar al snel ging de knop om en was het ‘business as usual’ voor ons.”

Changemanagement als uitdaging

Ctac stelde zich niet alleen op als ‘gewone’ klant, het had ook dezelfde uitdagingen als andere organisaties die migreren naar SAP S/4HANA. Zoals de transitie naar een standaardwerkwijze en de veranderingen die daarbij komen kijken voor medewerkers. “Je moet energie steken in het meenemen van je mensen, want deze transitie vereist een andere manier van denken”, weet Gerben. “Nadenken in standaarden is soms even lastig. Dat merken we bij onze klanten, maar nu ook bij onszelf. Onze consultants zijn gewend om maatwerk te leveren en het maximale uit een systeem te halen. Maar nu moesten we zelf leren om met standaardoplossingen te werken. Dat vraagt om een andere mindset.”

Coen vult aan: “Het is inderdaad een grote verandering. Niet alleen technologisch, maar ook cultureel. Mensen meenemen in dat proces is cruciaal. We gebruikten bijvoorbeeld een visuele aanpak tijdens het inrichtingsproces. In plaats van maanden later een blauwdruk te presenteren, laten we mensen nu meteen zien hoe een applicatie eruitziet. Dat versnelt het veranderproces en zorgt voor meer betrokkenheid.”

Waardevolle inzichten voor klanten

De migratie naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition leverde Ctac veel waardevolle inzichten op, zegt Gerben. “We lopen tegen dezelfde issues aan als onze klanten, zoals bij de integratie van systemen en het aanpassen van processen aan de cloud. We begrijpen nu nog beter waar onze klanten doorheen gaan.”

Dit eigen migratieproces verbetert de dienstverlenging van Ctac, denkt Coen. “Ctac wil klanten niet alleen een systeem opleveren, maar ook helpen bij de verandering die daarbij hoort. Dat begint met duidelijkheid. Wat verwacht je van gebruikersacceptatietests? Hoe organiseer je trainingen? Wij nemen dat nu allemaal mee, zodat we straks een nog beter advies kunnen geven. We begrijpen de uitdagingen, omdat we ze zelf ook tegenkomen. En we weten hoe je ze kunt overwinnen. Met deze migratie laten we zien dat we niet alleen adviseren, maar ook echt dóen.”

Enabler voor groei en innovatie

De migratie naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition is voor Ctac dus veel meer dan een technologische upgrade van de eigen organisatie. “We zetten een werkwijze neer waar onze klanten de vruchten van plukken”, zegt Coen. “We herkennen wat we kunnen standaardiseren en gebruiken dat voor vervolgprojecten. Dat maakt dit project enorm waardevol.”

Daarnaast biedt de oplossing een krachtig template voor professionele dienstverleners. “Met SAP S/4HANA Cloud Public Edition administreren we onze projecten en services van contract tot factuur”, legt Coen uit. “In combinatie met embedded analytics hebben we op dagbasis inzicht in de performance van ons bedrijf. Maar we gaan nog een stap verder: op basis van onze eigen migratie-ervaring ontwikkelen we een standaardtemplate specifiek voor de professional services-markt. Zo kunnen we klanten in deze sector nog beter helpen bij hun transitie naar de cloud en hen laten profiteren van best practices die wij zelf hebben opgedaan.”