Als finance professional verlies je veel tijd met relatief eenvoudig, repeterend werk. Niet het soort werk waar je jaren voor in de collegebanken hebt gezeten. Ook niet het soort werk waar je blij van wordt. En zeker niet het werk waar jouw expertise maximaal tot zijn recht komt. Gelukkig is er een slimme manier om jezelf vrij te spelen zodat je tijd overhoudt voor het échte werk. (Als jouw organisatie met SAP en Winshuttle werkt.)
In mijn werk zie ik vaak dat bedrijven investeren in software die ze niet volledig benutten. De software van Winshuttle is daar een mooi voorbeeld van. Winshuttle wordt vaak gebruikt om de kwaliteit van master data te borgen. Diezelfde software kan ook op de afdeling Finance gebruikt worden. In dit blog belicht ik een paar praktijkvoorbeelden die ik als Finance & Control consultant ben tegengekomen. Het zijn voorbeelden die laten zien hoe je met Winshuttle processen versnelt en de kwaliteit verbetert. Het zijn ook voorbeelden die laten zie hoe je jezelf als finance professional vrijspeelt, zodat je meer tijd overhoudt om écht toegevoegde waarde te leveren. Deze voorbeelden komen ook aan bod in het webinar dat op 14 mei is gegeven.
Winshuttle?
Even een stapje terug. Wat is Winshuttle? Dat leg ik graag even uit. Met de hand in SAP grote hoeveelheden master data bewerken of transacties uitvoeren is lastig en tijdrovend. In Excel gaat dat natuurlijk veel makkelijker. Alleen hadden Excel en SAP jarenlang een slechte relatie. Data vanuit SAP exporteren naar Excel of data vanuit Excel importeren in SAP was zo goed als onmogelijk. Winshuttle bracht daar verandering in. Met Winshuttle is het mogelijk om data uit SAP naar Excel te halen, te bewerken, te verrijken en weer te uploaden naar SAP. Winshuttle kan hierbij ook voor bijpassende workflows zorgen, zodat de activiteiten geautoriseerd worden uitgevoerd.
Als je af en toe een paar velden moet bewerken in SAP, heb je Winshuttle natuurlijk niet nodig. Wanneer je echter grote hoeveelheden data moet verwerken, is een tool als Winshuttle al snel onmisbaar. NS Stations bijvoorbeeld, gebruikt Winshuttle om de prijzen van meer dan 12.000 artikelen up to date te houden. Lamb Weston en BrandLoyalty gebruiken de software om de invoer en controle van master data te versnellen en de kwaliteit te verbeteren.
Zo speel je jezelf vrij met Winshuttle
Naast dataspecialisten werken er natuurlijk nog veel meer verschillende afdelingen met SAP. Ook medewerkers van deze afdelingen kunnen van Winshuttle profiteren. De afdeling Finance is daar misschien wel het beste voorbeeld van. Ik deel drie scenario’s met je.
Scenario 1: activa activeren in een handomdraai
In SAP zijn er verschillende manieren om activa te activeren. Een van de opties is om de initiële inkomende factuur van het actief tijdelijk op een bepaalde balansrekening te zetten. Later wordt de master data van het actief aangemaakt en daarna geactiveerd tegen deze balansrekening.
Bij een bedrijf met een groot aantal vestigingen hebben we Winshuttle ingezet om heel snel een groot aantal activa aan te maken en te activeren. Dit was noodzakelijk omdat elke vestiging elke maand weer een aantal activa aankochten. Het handmatig verwerken van deze activa zou anders zo lang gaan duren dat het maandeinde proces vertraging op zou lopen.
Scenario 2: declaraties indienen en uitbetalen
Ook het indienen en afwikkelen van declaraties kun je met Winshuttle heel mooi inrichten. Declaraties verwerken kan tijdrovend zijn. Degene die de declaratie indient, weet immers niet welke grootboekrekeningen bij de te declareren onkosten horen. Dat uitzoekwerk valt eenvoudig te ondervangen met een praktisch formulier op een intranet. De werknemer vult zijn gegevens in en geeft aan in welke categorie de onkosten vallen. Die categorieën zijn ‘onder water’ aan de juiste grootboekrekeningen gekoppeld. Vervolgens wordt de declaratie aan de hand van een automatische workflow voor akkoord voorgelegd aan de juiste goedkeurder. Indien deze goedkeurder akkoord geeft, wordt de declaratie automatisch geboekt. Indien nodig wordt de medewerker automatisch aangemaakt als crediteur.
Scenario 3: automatisch afletteren stroomlijnen
Afletteren is het matchen van openstaande posten aan elkaar. In SAP kan automatisch worden afgeletterd door middel van het draaien van een programma. Dit is mogelijk voor open posten debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen. De velden waarop de automatische aflettering wordt gedaan zijn te configureren per rekening, maar in de regel wordt het veld “toewijzing” gebruikt. Als de boekingsprocessen goed zijn ingericht zal er veel automatisch worden afgeletterd, maar soms staan er na automatische aflettering nog posten open omdat het veld toewijzing niet, of verkeerd is gevuld. Er blijven dan twee opties over: handmatig afletteren of het veld toewijzing wijzigen in de boeking en opnieuw de automatische aflettering draaien. Beide opties zijn tijdrovend. Winshuttle kan helpen dit proces te versnellen. Door middel van Winshuttle kan de rapportage van de openstaande posten in Excel, het verrijken van het veld toewijzing in Excel en het wijzigen van de toewijzing heel makkelijk worden geautomatiseerd.
