Hoe weet je of het tijd wordt voor een (nieuwe) ERP-oplossing?

Met een ERP-systeem dek je verschillende processen in jouw organisatie integraal af. Je verruilt meerdere oplossingen voor één enkel systeem en één enkele versie van de waarheid. Zo bespaar je tijd en geld. Bovendien groeit het werkplezier. Maar wat is nu het beste moment om over te stappen op een (nieuwe) ERP-oplossing? Consultant Nicky Luyten heeft het antwoord.

De afgelopen jaren heb ik allerlei kleine en grote bedrijven geholpen om de stap naar een ERP-systeem te zetten. Dat ging om allerlei soorten organisaties, in diverse branches. Bij al die bedrijven zie je vergelijkbare wetmatigheden. Ze starten klein, kopen een systeem om de administratie te doen en gaan aan de slag. Naarmate het bedrijf groeit, groeien de vereisten. Er worden nieuwe systemen gekocht. Soms worden die oplossingen met elkaar gekoppeld, soms ook niet. Mensen gaan pleisters plakken en naar workarounds zoeken om bepaalde zaken gedaan te krijgen. Geleidelijk kost het onderhoud van het IT-landschap steeds meer tijd, geld en moeite.

Herken de signalen

Na verloop van tijd, loopt dit soort bedrijven tegen problemen aan. De systemen werken niet meer mee. Op zo’n moment belemmert het organisch gegroeide systeemlandschap de verdere groei en ontwikkeling van de onderneming.

Natuurlijk gebeurt dat nooit op één specifiek moment. Het is een optelsom van signalen. Wat zijn nu typische signalen dat jouw bedrijf in die fase begint te komen? Hoe weet je of je toe bent aan een (nieuw) ERP-systeem?

1. Controle en inzicht

Heb je te weinig overzicht en grip?
Welke omzet heb je vandaag gedraaid? En vorige week? Wie is met welke taken bezig? Hoe ziet je pipeline eruit? Hoe is de personeelsbezetting in de zomervakantie? Dit soort vragen moet je direct kunnen beantwoorden. Zoals iedereen in jouw organisatie over de juiste informatie moet beschikken om zijn werk optimaal te kunnen doen.

Maar als je eerst allerlei informatie uit systemen moet halen en moet consolideren in Excel, is dat een teken dat er iets niet goed gaat. Wanneer álle relevante informatie in één systeem zit, kun je jouw organisatie in real-time monitoren én sturen.

2. Efficiëntie 

Doen jouw collega’s veel werk dubbel?
In hoeveel systemen moet je inloggen om een nieuwe klant in te voeren? Hoeveel informatie moet je van systeem naar systeem knippen en plakken wanneer je een nieuwe order krijgt? Wanneer je te vaak tussen systemen aan het switchen bent, verlies je onnodig veel tijd. Bovendien vergroot je de kans op fouten. Wanneer je met een geïntegreerd systeem werkt, hoef je data vaak maar op één plek in te voeren. De gegevens van een nieuwe klant bijvoorbeeld, voer je maar één keer in.  Vervolgens is die nieuwe relatie in het hele systeem door iedereen aan te roepen en weet je zeker dat je bestelling altijd op het juiste adres afgeleverd wordt en de factuur altijd naar de juiste persoon verstuurd wordt.

3. Onnauwkeurigheden

Worden er veel onnodige fouten gemaakt?
Lege winkelrekken, foute leveringen, budgetoverschrijdingen; er kan veel fout gaan. Elke fout gaat niet alleen ten koste van je marge, maar erodeert ook de klanttevredenheid en het werkplezier van collega’s. Gaat er veel fout en verlies je dagelijks tijd en energie met het corrigeren van al die fouten, dan is dat een teken dat jouw organisatie toe is aan een meer geïntegreerde manier van werken. Wanneer je ál jouw processen in één systeem afwikkelt, wordt jouw bedrijf veel minder foutgevoel.

4. Meerdere systemen

Kost onderhoud steeds meer tijd?
Werk je met meerdere systemen? Dan heb je voor het onderhoud van al die oplossingen mensen nodig. Of externe expertise. Voor je het weet wordt het onderhoud van je omgeving een behoorlijk tijdrovende bezigheid. En als die ene collega met veel expertise je bedrijf verlaat, heb je een probleem. Wanneer je met één systeem werkt, ga je veel gerichter met je IT-expertise om en wordt het onderhoud van je IT-omgeving veel eenvoudiger.

5. Oude systemen

Schrikken nieuwe collega’s?
Willen nieuwe mensen meteen weer naar buiten lopen als ze het twintig jaar oude systeem zien waar ze mee moeten werken? Dan is dat een signaal. Ook op de werkvloer verwachten mensen een moderne, prettige, gebruiksvriendelijke interface. Wanneer je voor een moderne ERP-oplossing in de cloud kiest, weet je zeker dat de interface voldoet aan alle eisen op het gebied van gemak en snelheid.