Een digitale transformatie kost energie. Dat geldt ook voor de migratie naar SAP S/4HANA zodra de ‘best practices’ geïmplementeerd worden. Zo’n ingreep kost tijd, geld en verandert de bedrijfsprocessen en cultuur waar werknemers al jaren vertrouwd mee zijn. Tijdens zo’n transformatie maken bedrijven fundamentele keuzes waarbij de flexibiliteit van de organisatie en de dynamiek van de markt niet vergeten mogen worden. Alle neuzen moeten naar dezelfde kant wijzen voor een soepele implementatie en adoptie.
Een traditioneel bedrijf in een digitaal tijdperk
Dirk van Houwe is Chief Transformation Officer bij Cras Woodgroup, een familiebedrijf met 500 werknemers dat al 140 jaar actief is in de houtsector. Het bedrijf is onder andere gespecialiseerd in houtverwerking en houtinkoop. “Het is een boeiende sector”, stelt Dirk van Houwe. “Deze is op dit moment in transitie waardoor veel nieuwe uitdagingen ontstaan. Het is een vrij traditionele sector, maar ook wij moeten digitaler werken om efficiënter te werken. Daar lag voor mij de uitdaging.”
Een toekomstgericht systeem
Cras ging van een eigen op maat gemaakt systeem naar SAP S/4HANA. Een bewuste keuze volgens Dirk van Houwe: “Het oude systeem had z’n beste tijd gehad. Het bedrijf is flink gegroeid de afgelopen jaren en het oude systeem kon bepaalde dingen niet die het wel zou moeten kunnen, zoals altijd en overal de juiste informatie en data tonen.”
Tobias Pauwels, Sales Manager bij Ctac België, merkt dat klanten steeds vaker weten wat ze willen. “Bij mijn eerste contact met een potentiële klant is 60% van hun keuzetraject al achter de rug. Ze lezen zich in op het internet en doen vooronderzoek. Als ze dan bij mij aankloppen, kijk ik wat het beste bij ze past. In het geval van Cras was dat de overstap naar een standaardoplossing.”
Trainen voor een juiste adoptie
Richard Benschop is bij SAP Nederland verantwoordelijk voor Training & Adoption. “Bij een transformatie starten we zo snel mogelijk met de adoptie”, legt Benschop uit. “Je wilt namelijk een nieuwe bedrijfscultuur en een nieuwe manier van werken tot stand brengen. Je vormt dus eigenlijk een nieuw bedrijf. Daarvoor is niet alleen tijd en geduld nodig, maar ook een aantal ambassadeurs die de rest van de medewerkers meenemen in het proces. Dat zijn de key users. Als zij na voldoende training geloven in het systeem, volgt de rest van het bedrijf ook en verloopt de verdere adoptie soepel.”
Hoe ga je om met weerstand?
Een periode van verandering is volgens Dirk van Houwe niet voor iedereen weggelegd. “Een familiebedrijf als Cras dat al 140 jaar bestaat, heeft in de loop der jaren een eigen bedrijfscultuur ontwikkeld. Daardoor ervaar je soms weerstand bij een grootschalige verandering.” Richard Benschop weet hoe dat komt. “Weerstand ontstaat als medewerkers het grotere plaatje niet zien, als ze niet weten waar het bedrijf naartoe beweegt. Dan ontstaat angst om het bekende los te laten. Het is daarom cruciaal om begrip en draagvlak te creëren in alle lagen van de organisatie.”
Wanneer is een implementatie succesvol?
“Een implementatie is pas geslaagd als de adoptie geslaagd is”, stelt Tobias Pauwels. “Met de adoptie van een nieuw systeem zet een bedrijf een stap richting de toekomst. En een toekomstgericht bedrijf is een bedrijf dat, met een juiste adoptie, een nieuwe bedrijfscultuur heeft omarmd en als de eindgebruiker het systeem op de juiste manier gebruikt.”
