Het belang van SAP RISE en Activate: ‘pas niet de software maar wel je businessprocessen aan’

De overstap naar SAP S/4HANA is nauwelijks te vergelijken met de SAP-implementaties van vroeger. De cloudcentrische aard van SAP’s huidige ERP-product vereist een digitale transformatie waarbij change management primeert. In ruil krijgen organisaties een veel gebruiksvriendelijkere en bevattelijkere versie van SAP, die volgens integrator Ctac niet inboet aan functionaliteit.

Verwar SAP vandaag niet met de vroegere incarnatie van het bedrijf. Complex maatwerk, logge systemen en een ingewikkelde gebruikersinterface zijn met S/4HANA verleden tijd, tenzij je daar tegen de raad van SAP en waarschijnlijk ook je integrator in zelf voor kiest.

“Zeg ons wat je wil, wat er moet gebeuren. Zo stapten we vroeger naar de klant”, zegt Léon van den Bogaert, verantwoordelijk voor Business Development bij IT-integrator Ctac. Die aanpak sloot aan bij het gebruik van SAP wereldwijd. Het resultaat was een systeem helemaal op maat van de klant dat hopelijk perfect aansloot op de noden, maar in de praktijk geregeld nieuwe tweaks nodig had. Zo groeiden ERP-installaties van SAP bij bedrijven uit tot unieke maar complexe en bijgevolg best dure systemen.

Omgekeerde aanpak

Vandaag werken zowel SAP als de integratoren anders. S/4HANA is een cloudoplossing en dat brengt voordelen met zich mee. Van den Bogaert: “We vertrekken van een standaardoplossing met een gap-analyse. Net als vroeger kunnen we zaken aanpassen, maar we beginnen met de vraag of een bepaalde afwijking wel een meerwaarde biedt.”

S/4HANA is meer en meer ERP-as-a-Service. De standaardversie van de oplossing is gebaseerd op jaren aan ervaring waaruit best practices werden gedistilleerd. De ERP-suite zelf is even krachtig als vroeger, maar oogt moderner en is aanzienlijk gebruiksvriendelijker.

Wat is SAP RISE?

Een SaaS-oplossing omarmen is natuurlijk niet hetzelfde als een ERP-systeem op maat bestellen. Om organisaties te helpen, maar ook om zijn eigen oplossing correct in de markt aan te prijzen, lanceerde SAP het RISE-aanbod.

“SAP RISE is enerzijds een methode om tot een resultaat te komen en anderzijds een vorm van afspraken met SAP”, verduidelijkt Van den Bogaert. RISE is hoe SAP zijn SaaS-model noemt. “Vroeger was SAP een softwareleverancier. Het bedrijf leverde de software en vervolgens was het aan de klant om een partner te zoeken voor het verdere onderhoud.”

“Met RISE neemt SAP ook de latere fases uit handen. De ERP-oplossing wordt geconfigureerd en beheerd, en draait doorgaans bij één van de grote publieke cloudproviders.” Hij merkt op dat een on-premises zeker nog een goed alternatief is, maar dat de trend duidelijk richting cloud gaat.

RISE, hand in hand met Activate

SAP RISE gaat hand in hand met SAP Activate. “Dat is een model waarbij we de SAP-implementatie uitvoeren vertrekkende vanuit een live klantensysteem”, zegt Tobias Pauwels, Sales Team Lead SAP bij Ctac. “Daarin zal de klant zijn producten en leveranciers zeker herkennen. We laden aanvankelijk een beperkte set aan data op om mee te starten. Die implementeren we op basis van best practices en starten meteen in het live SAP-systeem. Dat staat in schril contrast met vroeger. Als bedrijf ga je zo meteen aan de slag met een implementatie gebaseerd op de best practices voor jouw type onderneming.”

“Zo ontdekt de klant meteen hoe alles werkt”, gaat Pauwels verder. “Doet het bedrijf bijvoorbeeld de facturatie anders, dan vragen we waarom. Er zijn dan twee mogelijkheden. Ofwel is er geen goede reden, maar doet de onderneming het uit gewoonte al jaar en dag op een bepaalde manier. In dat geval proberen we de klant te overtuigen om zichzelf naar de gestandaardiseerde best practices te schikken. Die bestaan voor een reden en vereisen geen verdere aanpassingen van het systeem.”

“Ofwel heeft de klant wel een goede reden en probeert het zich via een afwijkend businessproces van de concurrentie te onderscheiden. In dat geval proberen we de SAP-functionaliteit eerst een beetje anders te configureren binnen de standaard. Dat kan zonder te programmeren. Maatwerk kan als het moet, maar is de laatste optie.”

Uiteindelijk komt Ctac tot een implementatie van SAP waarbij businessprocessen zo veel als mogelijk zijn afgestemd op S/4HANA, liefst door aanpassing van die processen maar waar nodig door tweaks aan het systeem zelf. Wanneer de uitrol klaar is, zijn organisaties meteen mee aangezien ze al van het begin van het proces aan de slag zijn met een live systeem.

Nieuw soort relatie

Met SAP RISE en Activate is de relatie tussen SAP, de integrator en de klant volledig veranderd. Pauwels: “Vroeger startten we van een blauwdruk die was gebaseerd op wat de klant al had. Al te vaak was dat een ingesleten en verouderd idee. Dat doen we niet meer.” Van den Bogaert valt hem bij. “Stroken de businessprocessen van de klant niet met de standaardmogelijkheden van S/4HANA, dan maken we daar een businesscase van. Aanpassingen zorgen voor extra complexiteit en zijn daarom duurder. We onderzoeken samen of een aanpassing van het systeem wel de moeite is.”

In de praktijk daagt een SAP-integrator zoals Ctac zijn klanten uit om businessprocessen zo veel mogelijk aan te passen. Zo wordt de uitrol van een nieuw ERP-systeem meteen een transformatie-oefening waarbij verouderde businessprocessen mee evolueren. De integrator transformeert in die nieuwe realiteit van maatwerk-expert naar businessconsultant en zelfs change manager.

Een nee heb je, een ja wil je krijgen

Pauwels: “De manier van werken is helemaal anders. Mensen willen niet veranderen en houden liefst vast aan hun gewoontes, zelfs wanneer dat niet de beste optie is. Als consultant stellen we standaardoplossingen voor, maar zegt de klant al te vaak: neen, ik ga niet veranderen. Daar moet je mee kunnen omgaan. Consultants hebben people- en presentatieskills nodig om zo op een normale manier aan te tonen waarom het in het voordeel van de klant is om wél van gedacht te veranderen.”

“Dat is niet altijd even gemakkelijk”, weet Van den Bogaert. “Als je een bedrijf aanraadt om een businessproces aan te passen aan de standaarden van SAP omdat die gebaseerd zijn op best practices, dan wordt dat soms gepercipieerd als een aanval. De klant voelt aan dat zijn manier van werken als slecht wordt bestempeld. Een goede consultant moet zich daarin kunnen inleven.” De experts van Ctac stellen vast dat consultants vandaag veel meer een begeleidende rol spelen.

SAP voor de toekomst

Zowel Pauwels als Van den Bogaert zijn er van overtuigd dat SAP RISE, al dan niet in het RISE model, en Activate de toekomst zijn. “Maatwerk moet onderhouden worden”, merkt Pauwels op. “Bij iedere nieuwe release moet alles opnieuw getest en indien nodig aangepast worden.” Van den Bogaert bevestigt dat. “Je sleept een afwijking gedurende de hele levenscyclus van je ERP-implementatie mee.”

Dat is des te vervelender wanneer je weet dat de onderliggende software sneller dan ooit evolueert. In het SaaS-model biedt SAP één keer per kwartaal een grote update. Zonder maatwerk kan je die meteen doorvoeren en heb je als bedrijf meteen toegang tot nieuwe functies in beveiligingsupdates. Met veel aanpassingen kan je die updates niet meteen uitrollen, met alle gevolgen van dien voor functionaliteit en veiligheid. “Bij een on-premises uitrol van SAP kan je updates vijf jaar overslaan”, weet Pauwels. “Maar wil je dat? En hoe kostelijk zal het zijn om alles na vijf jaar aan een nieuwe versie aan te passen?”

“De uitgebreide implementaties van vroeger zijn verleden tijd”, denkt Van den Bogaert. Niet alleen zijn de voordelen van de cloud te groot, het alternatief wordt bovendien steeds minder haalbaar. “Er is geen tijd en personeel meer om alles op maat uit te werken. Niet alleen de klanten maar ook de partners zitten in een talentenoorlog.”

Wat met de partners?

Als SAP een SaaS-oplossing wordt, waar zit de meerwaarde voor de partner dan nog? Ctac maakt zich op dat vlak geen zorgen. Pauwels: “SAP onderhoudt het systeem, maar klanten kunnen nog steeds beroep doen op een partner om het te configureren naarmate de noden evolueren.” Zelfs wanneer een bedrijf de standaard volgt, moeten nieuwe producten, klanten en processen in S/4HANA geactiveerd worden. “De grootste meerwaarde van een partner zit in de continue businessconsultancy waarbij we klanten blijvend ondersteunen op de nieuwe innovaties in functie van hun processen die ook evolueren.”

Verder is het IT-landschap in zijn geheel complexer geworden. “SAP moet integreren met andere systemen”, weet Van den Bogaert. “De consistentie van een proces zit in een hele keten van systemen en soms bedrijven. Een ERP-systeem maakt deel uit van de IT-fundering van een bedrijf. Daarom komen andere oplossingen waarmee een klant zich kan onderscheiden van de concurrent. Die integratie vereist wel een partner.”

Businesskennis boven

Tijdens het implementatieproces ligt de meerwaarde bij de kennis van de partner. “Consultants die vertrouwd zijn met de sector, helpen om de juiste standaarden toe te passen en kunnen de correcte afwegingen maken wanneer processen daarvan afwijken”, zegt Pauwels nog.

SAP S/4HANA schudt samen met RISE en Activate het ERP-landschap door elkaar. Een ERP-implementatie is vandaag minder een technisch vraagstuk en meer een kwestie van change management binnen de onderneming zelf. ERP binnen een SaaS -context is nu een volwassen product dat een andere mindset vereist dan vroeger. De rol van de integrator is daarbij anders, maar zeker niet minder belangrijk.

Dit artikel is in samenwerking met IT Daily geschreven.